Na co komu procesy??
Rysowanie takich obrazków ma swoich gorących zwolenników i zajadłych (a czasem całkiem obojętnych) przeciwników. Po co komu mapa procesu, skoro i tak wiemy jak działamy? Wszyscy wiedzą z czym do kogo się udać, a poza tym kultura zjada strategię na śniadanie, więc działając na poziomie odruchu / przyzwyczajenia czy „kultury” i tak jesteśmy „lepsi”, niż mapując proces.
Fakt faktem, są organizacje, w których zmapować procesów się praktycznie nie da, w takim chaosie działają. I w niektórych przypadkach rzeczywiście nie ma to większego sensu. Jednak takie ekstrema są rzadkie, a w większości przypadków zmapowanie procesu ma jednak wiele sensu. A jakiego?
Choćby takiego, że:
- wiemy jak proces działa, gdzie są jego słabe miejsca i “dziury w całym”,
- możemy go zoptymalizować, zdefiniować role i odpowiedzialności,
- widzimy gdzie gubi się komunikacja i możemy ją naprawić,
- możemy w kontrolowany sposób ulepszyć proces od “starego” do “nowego”,
- mamy stabilny punkt odniesienia – jeżeli coś nie działa, to poprawiamy,
- wiemy gdzie i jakie potrzebne są instrukcje, szkolenia, dokumenty,…
To dość oczywiste, ale bynajmniej nie wszystkie pozytywy. Wiele firm chce iść ścieżką cyfryzacji, wdrażać systemy ERP, MES, WMS, CMMS, obieg dokumentów itd. – i bardzo słusznie. Praktyka pokazuje jednak, że automatyzowanie systemem zabałaganionego procesu daje tylko zautomatyzowany bałagan. A im dalej w las… tym trudniej to zmienić, bo procesy (jakie by nie były) są już w softwarze zaszyte i trzeba nie tylko się przeorganizować, ale i zapłacić programistom za zmiany.
Taki na przykład banalny i malutki proces zarządzania zmianą:
Koszt zmiany na kartce: narysowanie i „posprzątanie” to wkład 2-3 godzin dla kilku osób. Koszt zmiany „w systemie” – minimum miesiąc i kilkanaście, a często kilkadziesiąt tysięcy złotych.
🎯 Zdecydowanie warto zrobić porządek w procesach i ustandaryzować je przed wdrożeniem systemów. Wdrożenie idzie szybciej, dostawca systemu wie co i jak ma odzwierciedlić, system uruchamiany jest szybciej i taniej, no i od razu zaczyna przynosić efekty. Takie przygotowanie do wdrożenia software’u zrobiliśmy z szeregiem naszych Klientów – jeżeli przydało by się i w Waszej firmie – napisz do mnie lub zadzwoń – chętnie pomożemy 🙂