Niektórzy traktują rozwiązywanie problemów jak magię, inni jak rzemiosło.
Tymczasem w praktyce jest w nim trochę z jednego i z drugiego.
Mało spotykam firm, które potrafią skutecznie rozwiązywać problemy.
Skutecznie, to znaczy tak, żeby nie powracały, żeby faktycznie je eliminować.
Wielu managerów wątpi w możliwość takiego stanu, ale jako praktyk, który zbudował odpowiedni system i warunki w niejednej firmie, mogę Cię zapewnić, że jest to absolutnie osiągalne. I dojście tam nie musi nawet trwać latami.
Co więc jest potrzebne?
Podstawowe kryteria „techniczne” obejmują:
- strukturę i ramy (np. dobre szablony, które poprowadzą myślenie i działania)…
- dobry proces i prowadzący („facylitator”), który poprowadzi zgodnie z procesem
- odpowiednio dobrany zespół, mający odpowiednią wiedzę
To podstawa, którą zna chyba każdy. I często te elementy są, ale równie często nie działają.
A dlaczego?
A czy jak kupisz łopatę i powiesz wszystkim do czego ona służy i jak jej użyć, to ogródek sam się przekopie?
No nie.
Potrzebne są jeszcze elementy „miękkie”, zarządcze, bez których rozwiązywanie problemów będzie dreptało w miejscu:
- nauczenie ludzi widzieć i danie im do tego prawa (o którym pisałem w tym poście)
- danie ludziom możliwości myślenia (o którym pisałem w tym poście)
- umiejętność łączenia faktów (co rozwija dobry szablon, proces i facylitator)
- czas! i wsparcie ze strony kierownictwa (nie popędzanie – wsparcie!)
- realne podejmowanie decyzji i realne działania na podstawie analizy
W zasadzie tyle.
No dobrze, nie całkiem tyle – jeszcze środowisko:
- prawo do błędu i brak strachu
- docenianie i wyrażanie uznania
Nazbierało się trochę tych kryteriów 😏
Tymczasem zdecydowana większość firm podchodzi do tego akcyjnie i szkoleniowo: robi szkolenie dla specjalistów, uczy ich 5x Dlaczego, moooże fishbone’a, daje jakiś szablon – i niech robią.
Czarodziejska różdżka, kurtyna, akcja.
A potem zdziwko – jak to? Dlaczego nie działa? Mamy jakichś słabych ludzi…
Tymczasem to tylko narzędzia.
Same ogródka nie przekopią…
Niemal zawsze brak jest odpowiedniego procesu, systemu i środowiska…
No więc co konkretnie trzeba zrobić i uwzględnić?
Na przykład:
Powyżej powiedziałem, że potrzebne są dobre szablony (liczba mnoga), co już niektórych dziwi. Przecież „jeden wystarczy, bo prosty i uczy struktury”… Jednak nie uczy, jeżeli nie pasuje, zatem lepiej mieć więcej niż 1, bo problemy są różne pod kątem poziomu występowania, szerokości i skomplikowania, a to wymaga różnych podejść, różnych narzędzi i różnych szablonów.
Wszyscy wiedzą, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego…
Dalej pytanie KTO:
No przecież nie tylko specjaliści, bo rozwiązywaniem problemów (na odpowiednich poziomach!) powinni zajmować się WSZYSCY. Od samego dołu do samej góry. Jest tu tzw. poziom sytuacyjny (problem tu i teraz w zasięgu kontroli zespołu), który wymaga prostych i szybkich narzędzi, którymi biegle powinni posługiwać się operatorzy, utrzymanie ruchu i jakość. 5-15 minut i po robocie.
Z kolei poziom systemowy (poziom procesu, linii, zahaczający o świat zewnętrzny) wymaga bardziej złożonych narzędzi, głębszej analizy i udziału inżynierów procesu, technologów, jakości, kierownictwa. Trwa też dłużej – często więcej, niż kilka godzin.
Świetnym przykładem są REKLAMACJE i to, czy firma umie je analizować, rozwiązywać i zapobiegać im. Przeważnie nie, bo do problemów natury systemowej stosowane są narzędzia i podejście odpowiednie dla problemów sytuacyjnych. Działają, ale w max 10-15% prostych przypadków. A reszta się powtarza, bo nikt nie dochodzi do prawdziwych źródeł i nie przekłada wyników na proces, więc i realnie nie zapobiega…
Jeżeli Twoja firma też ma z tym problem – napisz do mnie lub zadzwoń – chętnie pomogę. Skutecznie uczę rozwiązywania problemów na różnych poziomach, uruchamiam odpowiednie procesy i systemy oraz buduję środowisko, w którym ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW działa i JEST SKUTECZNE.
To podejście sprawdziło się już w kilkudziesięciu firmach – sprawdzi się i w Twojej 😀